一、档案信息化管理存在的问题

　　目前，基层工商机关档案信息化管理还存在着许多问题，有个人主观上的原因，也有信息化建设中存在的问题，大致可归纳为三类。

　　(一) 存在“不能用”的问题。虽然近几年对信息化建设的投入很大，档案信息化监管也相应有所提高，但目前多数基层工商所的档案信息化管理设备仍相对匮乏和落后。一是设备落后。部分档案管理电脑性能差，没有装备扫描仪、刻录机、防磁柜，在网上流转一个档案需要很长时间，很难满足日常工作应用需求;有的单位缺乏对档案管理工作必要的硬件投入，基层单位的文书、业务档案还没有按要求实行微机管理，文书档案文件数据、电子文件和纸质载体还不能做

　　到同步归档。二是互不兼容。档案管理系统与各个业务应用系统之间的共享性差，数据库不能对接，大量的档案信息只能在各自的业务系统内流转，难于通过关联、对接和共享。三是权限不够。许多系统大都是采用数字证书登录，这就造成在实际工作中，需要应用信息资源的档案管理员想查的查不到，想用的用不上。

　　（二）存在“不愿用”的问题。档案信息化管理要求严格遵循各类档案规定，认真按照文件材料的分类、归档范围、保管期限的规定按时收集汇总，档案信息输入、检索、利用等工作必须严格按照规定的流程进行，从时间、程序上限制了档案管理员工作的随意性。一是思想保守。少数档案管理员思想观念守旧，仅满足于简单地整理文件归档、等待利用者上门查阅、应付上级机关检查等。习惯于传统的工作模式，认为信息化管理不可靠，会加重档案管理员的工作负担，对信息化应用存在着排斥心理和抵触情绪。二是工作受限。有的单位只注重档案文书的收集管理，只是对原始档案材料进行简单的汇总，难以充分发挥参考作用和辅助决策作用，不愿惯通过档案资料为为工商管理提供服务。三是能者受累。由于考核机制不健全，有些基层工商所对档案管理系统往往是谁会用、谁用得好，谁就多干事，一旦出错还会受到埋怨，这样严重挫伤了大家参与档案信息化管理的积极性，也不利于档案信息化应用的普遍提高。

　　(三)存在“不会用”的问题。近年来，档案管理员的计算机操作水平虽然有了普遍提高，但相当一部份人信息化应用还比较低，难以适应信息化管理的需要。一是素质不高。多数基层工商机档案管理员专业不对口，有的是半路子出家，有的档案员刚刚学会立卷归档等基本知识，就被调整岗位，知识结构趋于单一化，能够熟练操作微机，灵活使用档案管理软件和胜任文档的存储、编辑 检索、利用等工作的实用的“复合型”人才不多，这就影响了工商机关档案信息化管理水平的整体提升。二是培训不力。近几年来，档案培训多采取集中培训方式，计算机操作基本技能培训的多，专业应用技能培训的少;档案信息采集录入讲的多，学习信息化档案管理知识少;业务平台使用培训多，档案管理平台应用培训少。由此导致大部分档案管理员应用技能还停留在浏览、查询、录入上，融入文字、图像、音频、视频、动画等多种形式于一体的编研成果几乎没有。

　　二、产生问题的主要原因

　　基层工商机关档案信息化管理普遍存在上述问题，有历史的原因，也有现实的原因;有队伍管理方面的原因，也有档案管理员个体素质的原因。

　　(一)认识上存在误区。对档案工作重视不够，档案管理人员工作再努力，也比不上业务工作，用时想到了，不用时淡忘了，导致工商基层单位的档案管理人员缺乏工作的积极性、主动性和创造性。

　　(二)管理上存在偏差。档案管理人员基本上由内勤兼任且变动频繁，难以形成专业性、系统性、稳定性的专门力量，内勤要面对各种业务工作，往往是疲于多头应付，很难全身心地投入档案管理工作，当前基层档案管理仍以手工管理为主，档案的收集、整理、编目、检索和查阅大多沿袭传统的手工模式，较少运用现代化管理手段，致使档案管理质量低，查找速度慢，使用效率低。

　　(三)经费上缺乏保障。回归地方后，办公经费捉襟见肘，用于档案收集、整理和保管的资金投入不足，尤其是工商所还没有配备档案密集架、保密计算机、刻录机等现代化设备，档案管理还停留在落后的观念和管理模式上，未完全统一使用档案管理软件进行管理，不利于档案信息优势在各项工作中发挥应有的作用。

　　(四)机制上不够配套。没有一个统一的、完整的、系统的、规划性的机制，管理与服务存在脱节现象，只注重文书、业务档案的收集，而忽视了声像、实物档案以及与工商业务有关的资料收集，影响了档案的系统性和完整性，由于历史或保管不善等原因，个别档案还存在断代现象，少数科室认为自己保管档案材料能够方便工作，不愿上交集中管理，导致一些重要的档案资料损毁、丢失。

　　三、加强基层工商机关档案信息化管理的几点思考

　　加强档案信息化管理，必须紧密结合工商工作实际，研究、找准结合点、切入点和着力点，从工商执法，到队伍管理，将信息化应用深入到工商档案管理工作的方方面面。

　　（一）进一步强化硬件建设。一是扩容网络，保持高速畅通。结合本地实际，适当增强网络带宽，确保网络高速畅通，让全体工商人员真正体会到网络带来的快捷高效，以提高档案信息化管理应用的实效性。二是改进质量，提升应用实效。要充分挖掘和利用档案资源，紧紧围绕各个时期工商中心工作，抓住工商工作的热点、难点问题开展档案基础编研、专题编研和深度编研工作，变“死档案”为“活信息”，更好地为工商工作服务。三是创新手段，增强服务后劲。要充分利用信息综合应用平台和工商档案管理系统，不断创新工商档案管理手段，加强电子文档、网上信息与纸质文档一体化管理，全面实现档案信息的网上著录、管理和查询，以充分利用网上档案信息服务实战，促进经济繁荣发展。四是打破壁垒，保证高度共享。逐步将各信息系统整合进档案管理应用平台，实现档案基础信息在各部门之间互联互通、高度共享，为基层应用提供更大的便利和信息支持。

　　（二）进一步强化素质建设。一是强化习惯养成。要求档案管理部门在日常下发通知、简报以及上报材料等办公业务一律通过电子邮件、网站等形式进行，日常工作信息要及时录入信息平台，做到日清月结，逼使档案管理员养成“上班先开机，工作先上网”的日常习惯，从中切实感受到信息化管理带来的好处和便利，逐步从心理上、行动上接受和支持信息化。二是强化专题培训。对不懂得专业知识的档案管理人员，要创造条件让他们接受专业教育，系统地学习档案专业知识、学习计算机的基础知识、基本原理，学习文字处理技术，学习常用档案管理软件的应用，通过专题培训和实际操作，使人人成为档案信息产品的使用者、档案信息的管理者，扫除现代文盲，使之上岗后就了解纸质文件、电子文件的管理，个个成为档案管理工作的行家里手。三是强化岗位培训。要使在职档案管理人员能适应当前新形势的需要，就必须有针对性地进行与本职岗位密切相关的工商业务知识、档案业务知识和现代科技知识的培训，以达到“懂工商业务、懂档案工作、懂信息技术”的要求。四是强化交流互补。要定期或不定期的组织档案管理人员到各地参观学习，实地考察，取长补短，拓宽视野，使档案人员自觉地进行业务交流、研究活动，以便更好地适应新形势下档案信息化管理的需要。

　　（三）进一步强化制度建设。一是进一步完善档案信息的采集录入机制。要建立档案信息日常更新维护机制，将档案信息的采集录入指标按不同工作岗位，细化分解到每一个单位和档案管理员，结合日常走访、行业管理、集中清查等工作，及时录入，积累大量原始档案信息资料。同时，要落实信息采集录入责任，落实档案管理员、科所队长、业务部门“三级把关”制度，确保采集录入的信息质量。二是建立科学的管理规程机制。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要；制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用；在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。三是进一步完善档案信息的应用机制。基层工商机关要及时对档案进行研判，切实加强对各类基础信息的梳理、比对、关联查询和动态分析，不断提高信息研判的质量和水平，形成有价值的档案，依托档案信息切实提高服务于辖区经济发展的能力。

　　（四）进一步强化考评建设。加强档案工作的评比和考核，是推进工商档案工作的一项有力措施。在完善工商档案管理相关制度办法的基础上，制定档案工作考核评比的细则，作为检查和衡量每个单位档案工作的标准和依据。每月或每季度对各部门的档案工作进行检查评比，将有效促进工商档案管理工作的开展。研究建立一套档案信息化管理与应用的激励机制，定期对档案管理员的信息采集、应用情况进行排名和网上通报，其工作成效与年终绩效考核、评优、评先挂钩，以考核调动档案管理员应用信息化的主动性和积极性。

　　（五）进一步强化服务意识建设。要树立“工作就是服务”的观念。一是增强服务意识。基层档案管理人员一定要以“主动服务”作为工作的出发点和归宿点。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度，发挥好档案信息资源的作用，使其充分地为社会主义现代化建设服务，是我们档案工作者义不容辞的责任。二是提升档案人员高度的事业感、责任感服务理念。档案室的资料应对工商机关工作人员开放，充分地体现以人为本的时代精神，依据国家的法律和有关政策，对本系统工作人员提供借、阅、查看提供优质服务，这就要求档案管理人员要有高度的责任感和事业感，有敢为工商事业、为工商工作全心全意服务的精神境界。

　　总之，在新的历史条件下，档案工作必须要紧紧结合时代发展要求，从观念上更新，采取行之有效措施，积极探索档案现代管理模式，促进和谐社会建设。(河东区工商局  韦彬）